Comment gagner du temps pour avoir des journées de travail en toute sérénité, réaliser votre travail sans stress, être efficace et productif et que vos collègues vous demande votre astuce.

Que faire pour atteindre ce résultat car vous êtes surchargé de travail et vous ne savez plus où donner de la tête. Cet état génère du stress et empêche d’être efficace et productif.

La solution : apprendre une technique pour gagner du temps pour vivre mieux et améliorer son bien-être au travail.

Gérer ses tâches, les interruptions, les urgences mais aussi les pauses sans passer 10 heures au bureau est possible à condition de travailler intelligemment et différemment en organisant son travail et en sachant comment optimiser son temps de travail.

Mais gagner du temps au travail ne s’improvise pas et demande de la méthode et de la discipline.

Comment être efficace au travail pour gagner du temps

La motivation

Tout d’abord comme dans tout apprentissage, il faut une motivation pour réussir. Pourquoi voulez-vous gagner du temps ?

• Pour être moins stressé.
• pour profitez de ma pause déjeuner.
• pour faire du sport après mon travail.
• pour profiter de ma famille.
• pour avoir plus de temps libre.

Définissez quelle est votre motivation et focaliser sur cet objectif.

La liste de tâches

Pour être efficace et gagner du temps, il est nécessaire d’avoir une vision précise des tâches à réaliser.

• Faites la liste de toutes vos activités.
• Quelles sont les tâches que vous faites mais qui ne vous incombent pas ? Pouvez-vous les déléguer ou les supprimer ?
• Quelles sont les tâches qui vous prennent du temps mais qui ne sont pas productives ?
• Eliminez ces tâches et refaites votre liste par domaine de tâches.
• Pour chaque domaine, lister les tâches par priorité : urgent, non urgent mais important, à faire.

Maintenant que vous êtes motivé et que vous avez organisé votre travail à l’aide de votre liste, mettez en place un outil pour optimiser votre temps.

La technique Pomodoro pour gagner du temps et être efficace

Comment optimiser son temps de travail ? Il existe plusieurs techniques pour améliorer sa productivité mais quelle est la meilleure astuce pour planifier son temps ?

Pomodoro est une technique simple à mettre en place qui permet de planifier son travail au quotidien, de gagner du temps et de ménager sa santé au travail.

Les outils :

• Une feuille de papier
• Une minuterie : minuteur cuisine, votre téléphone ou un timer sur votre ordinateur (e.ggtimer.com)

Le principe :

• Vous travaillez par tranche de 25 minutes = 1 pomodoro
• Après chaque pomodoro = 1 pause de 3/5 minutes
• Après 4 pomodoro = 1 pause de 15 à 20 minutes

Comment faire :

• Prenez votre liste de tâches et planifier les dans votre journée.
• Pour chaque tâche, estimez le temps nécessaire pour l’accomplir.
• Travaillez par tranche de 25 minutes avec votre minuteur.
• Quand le minuteur sonne, arrêtez de travailler et faites une pause de 5 minutes.

Pendant les pauses :

• Arrêter impérativement de travailler. La pause de 3/5 minutes permet de déconnecter pour être plus efficace pendant la prochaine Pomodoro : levez-vous, étirez-vous, buvez, respirez à fond, clignez des yeux …
• Ne pas travailler Pendant la pause de 15/20 minutes : faites du rangement, vérifier votre boîte mail, écoutez votre messagerie vocale, faites quelques exercices de relaxation, buvez un café avec vos collègues.

Conseils :

• Expliquer à vos collègues et votre patron votre nouvelle façon de travailler = arrêter de répondre dans l’immédiat et traitez leurs demandes pendant une prochaine pomodoro !
• Ne pas interrompre une pomodoro pour faire autre chose = productivité.
• Prévoir 1 à 2 pomodoro pour gérer les imprévus et les urgences = moins de stress.
• Planifier 2 pomodoro « divers » après la pause déjeuner pour traiter vos mails, rappeler vos interlocuteurs et faire les tâches rapides.
• Si vous pensez à une tâche pendant une pomodoro : notez la dans votre pomodoro « divers » pour ne pas l’oublier.

Les plus :

• Organisation et planification de son temps de travail.
• Analyse de son temps de travail pour améliorer sa productivité
• Plus de concentration et d’efficacité.
• Gestion des interruptions internes et externes
• Permet de pouvoir dire oui ou non à une demande en fonction de son planning.
• Permet de faire des pauses pour ménager sa santé au travail en évitant de rester assis des heures devant son écran sans se lever, se relaxer, boire …
• Moins de stress et de fatigue.

Les moins :

• Technique qui demande de la discipline
• Contrainte de devoir stopper une tâche quand on est très concentré
• Avoir un minuteur discret car celui de la cuisine n’est pas adapté au travail

Cette astuce demande donc de la pratique car vous ne réussirez pas tout de suite à être parfait. Mais avec un peu de discipline et de patience, vous parviendrez au fil du temps à maîtriser la technique Pomodoro et à gagner du temps pour alléger votre temps de travail.