Avoir son bureau en open space est souvent un cauchemar et source de stress. Pour travailler concentré, c’est souvent mission impossible.

Mais, il y a aussi des avantages : c’est convivial, on est entouré, on voit ses collègues, on n’est pas enfermé seul dans un bureau, cela facilite la communication et la convivialité pour créer une dynamique de travail.

A condition de respecter certaines règles de savoir-vivre, voici 7 conseils pour mieux vivre en open space.

Travailler en open space

Le travail en open space permet à l’entreprise d’optimiser les espaces de travail et donc de réduire les coûts.

Selon Actineo, observatoire de la qualité de vie au bureau, 60% des salariés français ne travaillent plus aujourd’hui dans un bureau individuel et 14% sont dans des open space de plus de quatre personnes. Seuls 7% d’entre eux apprécient cet espace de travail.

Pour les autres, l’open space présente plusieurs inconvénients :

• il est bruyant,
• il manque d’intimité,
• il donne le sentiment d’être surveillé par ses collègues,
• il nuit à la concentration.

Travailler en open space, cela s’apprend et exige de respecter certaines règles.

Je vous propose donc de mettre en place 7 conseils pour bien vivre dans un bureau en open space car l’espace de travail a un impact important sur le bien-être et l’efficacité et souvent vous n’aurez pas d’autre choix que de vous adapter.

Définir les règles de bonne conduite en open space

Pour que la bonne entente puisse régner entre tous les collaborateurs, il faut définir des règles de fonctionnement pour faciliter la vie collective.

Organisez une réunion avec toute l’équipe où tout le monde doit pouvoir s’exprimer et définissez ensemble les règles de bonne conduite que chacun devra impérativement respecter par la suite.

Quelques règles simples :

• Respecter le silence et la discrétion pour favoriser la concentration
• Ne pas parler fort
• Mettre en vibreur les sonneries de téléphone
• Renvoyer sa ligne en cas d’absence
• Se déplacer au lieu d’interpeller quelqu’un
• Sortir de la pièce si on a un appel personnel
• Communiquer par mail plutôt que par téléphone
• Eviter les va et vient répétitifs
• Eviter les odeurs qui dérangent (nourriture, parfum)
• Ranger votre bureau et respecter l’ordre dans l’open space
• Gérer le fonctionnement de la climatisation ou du chauffage
• Ne pas déranger sans cesse vos collègues et chacun peut mettre un panneau « Ne pas déranger » lorsque l’on souhaite être tranquille.

Se créer un espace de travail agréable en open space

Délimiter et se ménager son propre espace de travail est très important pour avoir un sentiment d’existence et de liberté.

Mettez des objets personnels sur votre bureau, installer des cloisons entre vous et votre voisin sous forme de rangements ou de plantes.

Vous pouvez aussi proposer à vos collègues une réflexion sur la réorganisation des postes et soumettre des aménagements à votre hiérarchie.

Gérer sa santé en open space

Evidemment, les rhumes et autres se propagent bien plus rapidement en open space et difficile de ne pas attraper les microbes du voisin.

Il est donc important de prendre soin de sa santé et de savoir renforcer son système immunitaire par une bonne alimentation et une bonne gestion de sa santé mentale car le stress favorise le risque de maladie.

En période hivernale, vous pouvez mettre sur votre bureau un diffuseur avec des huiles essentielles assainissantes et désinfectantes afin de purifier votre environnement

S’isoler du bruit en open space

Même si vous mettez en place des règles de fonctionnement comme énoncées ci-dessus, Il sera tout de même difficile d’éviter le bruit.

Il y a des moyens qui permettent de s’isoler un peu comme un casque réducteur de bruit ou des boules Quies. Mais avant, prévenez vos collègue que vous vous isolez par souci d’efficacité et non pas par rejet du groupe.

S’il existe une salle de réunion et si c’est possible de vous y installer, allez-y de temps en temps pour travailler.

Soyez convivial en open space

La vie en open space demande des qualités relationnelles et savoir communiquer :

• Faire preuve d’empathie et développer votre écoute.
• Apprendre à gérer les conflits latents.
• Gérer vos émotions.
• Affirmer vos points de vue dans le respect des autres.

Vous devrez construire une vie et une ambiance de groupe en instaurer des moments festifs hebdomadaires ou mensuels pour se retrouver autour d’un petit déjeuner, un anniversaire ou une fête. Cela permet de renforcer les liens et de créer un climat sain et convivial ou chacun aura plaisir à vivre.

Savoir faire des pauses en open space

Les pauses régulières sont nécessaires pour vous ressourcer, éviter la fatigue et augmenter votre efficacité.

Un minimum de deux pauses (milieu de matinée et milieu d’après-midi) en plus de la pause déjeuner sont indispensables pour :

• vous étirer, bailler,
• faire une respiration profonde,
• vous hydrater : boire de l’eau, un café ou une infusion,
• manger une pomme, un carré de chocolat,
• si vous pouvez, sortez dehors vous aérez, sinon bougez, marchez dans le couloir.

La pause déjeuner est nécessaire pour vous isoler dans un endroit calme et serein ou faire une promenade dans un parc ou un square si vous en avez un près de votre lieu de travail.

Savoir gérer son stress en open space

Avoir un espace de travail ouvert est source de stress et vous devrez rapidement identifier les causes :

• si cela provient du comportement de vos voisins, il est primordial de communiquer votre ressenti et de trouver ce qui pourrait mieux vous convenir.

• Si cela provient de l’organisation de l’open space, discutez avec vos collègues pour trouver des solutions.

Voici ce qui risque de se passer si vous ne mettez pas en pratique ces conseils !

Et vous, quels sont vos astuces pour survivre en open space ?