Une multitude de tâches à faire, de longues journées de travail, peu d’heures de repos ! Résultats : Vous êtes fatigué, vous avez l’impression que votre travail n’avance pas et vous êtes stressé.

Pourtant, certaines personnes, pour une même charge de travail arrivent cependant à tout faire dans la journée, rentrent chez elles tôt et mènent une vie parfaitement équilibrée. Comment font-elles ? Possèdent-elles des connaissances particulières ?

La solution ? Améliorer votre efficacité au travail pour une meilleure qualité de vie. Oui mais comment ? Je suis débordé, je n’ai rien le temps de faire, les journées sont trop courtes … Etre efficace et productif demande une certaine rigueur, de la discipline et de l’organisation.

Voici mes 7 conseils pour améliorer votre productivité au travail sans stress.

Triez, classez, rangez

C’est basique, mais pour avoir une bonne efficacité au travail, un bureau rangé et organisé est la première étape à mettre en place. Quand votre patron ou un collègue vous demande un dossier, un document ou une information, vous devez pouvoir répondre immédiatement.

Pour cela, triez tout ce qui est sur votre bureau et dans vos armoires, classez les documents dans des classeurs, chemises, pochettes, dossiers suspendus. Cela s’applique également à votre ordinateur car de plus en plus de dossiers sont sur informatique et si c’est le bazar dans vos documents, vous perdrez du temps à rechercher vos fichiers.

Passer du temps à ranger vous en fera gagner par la suite et vous évitera du stress inutile.

Classifiez vos tâches

Listez et classifiez ce que vous avez à faire en fonction de son importance et de son degré d’urgence.

Essayer de les mettre dans les catégories suivantes :

• Important et urgent : à s’occuper avant le reste
• Peu important et urgent : peut être délégué à quelqu’un
• Important mais non urgent : à faire après les choses urgentes et importantes
• Peu important et peu urgent : à déléguer ou à faire en dernier

Cette technique permet d’optimiser sa gestion du temps !

Organisez votre travail

Votre bureau est rangé, vous avez classifié vos tâches, maintenant vous devez organiser vos journées en vous laissant une marge de manœuvre pour les urgences de dernière minute.

Planifiez vos tâches sur la semaine ou sur le mois. Vous aurez l’esprit clair et vous serez plus productif.

Faites des pauses dans votre journée

Comment ! J’ai du travail par-dessus la tête et je dois faire des pauses !!

La pause fait partie de tout travail. C’est indispensable car une pause de quelques minutes permet à votre cerveau de se régénérer, de recharger les batteries, de créer un sentiment de bien-être pour mieux travailler ensuite.

Pendant votre pause, ne lisez pas vos mails ! Profitez en pour :

• vous étirer, bailler,
• faire une respiration profonde,
• vous hydrater : boire de l’eau, un café ou une infusion,
• manger une pomme, un carré de chocolat,
• si vous pouvez, sortez dehors vous aérez, sinon bougez, marchez dans le couloir,

Faîte une pause déjeuner ! Prenez le temps de manger et de faire un repas équilibré. Si vous le pouvez : faites un tour dehors ou faites une sieste.

Ce sont des principes qui peuvent paraître basiques mais qui demandent de la discipline car c’est très facile de se dire non j’ai trop de travail, je ne peux pas faire de pause et au bout du compte, vous ne serez pas plus productif, vous serez plus stressé et en bonne voie pour le burn out !

Sachez dire « non »

Un principe capital dans l’efficacité au travail : vous ne pouvez pas accepter plus de travail que vous ne pouvez réellement en effectuer. Vous devez être conscient de vos limites et savoir dire non !

Comment dire non à son patron, ses collègues ?

• Pour savoir dire non, il faut savoir s’affirmer ! Apprendre qu’on a le droit de refuser
• S’entraîner à dire non : commencer par des « petits » non et prenez confiance en vous pour ensuite refuser des choses plus importantes.
• Dites non poliment ! Expliquez pourquoi vous dîtes non, exprimez vos émotions.

Vous pensez que refuser du travail vous empêchera d’obtenir une promotion ? Ce que vous oubliez, c’est qu’en travaillant plus que vous ne le pouvez, vous finirez par être moins efficace, frustré et plus stressé. Savoir gérer son travail est une qualité !

Soyez concentré et discipliné

Mails, SMS, appels téléphoniques, échange avec un collègue sont autant de distractions au travail. Rester concentré sur une tâche plus de 12 minutes d’affilée est devenue une mission impossible !

Développer sa concentration est essentielle pour être productif ! Dites-vous que vous n’avez pas le choix. Si vous voulez faire un maximum de choses dans la même journée, maintenez votre attention uniquement sur une tâche à la fois.

Pour cela, vous devez vous imposez une limite de temps stricte pour réaliser une tâche sans vous laisser distraire mais en sachant qu’au bout de 2 heures, les neurones ont besoin de faire une pause.

Sachez aussi quels sont les meilleurs moments de la journée pour travailler sur des tâches qui demandent de la concentration : généralement le matin de 10h à 12h et l’après-midi de 16h à 18h.

Soignez votre hygiène de vie

Difficile d’être efficace au travail sans une bonne hygiène de vie : bien dormir, une alimentation équilibrée, de l’activité physique !

• Dormez suffisamment : Un sommeil insuffisant vous affaiblira et vous empêchera de rester concentré au bureau.
• Faites une sieste de 15 à 30 minutes pendant la journée pour vous régénérer.
• N’oubliez pas le petit déjeuner qui est le repas le plus essentiel de la journée.

Conclusion

Une bonne efficacité au travail demande de la discipline ! Il faut 21 jours au cerveau pour mettre en place de nouvelles habitudes. En étant rigoureux vous rentrerez à la maison plus tôt et vous aurez une vie équilibrée.

En mettant en place ces conseils, vous serez plus productif et vous pourrez espérer avoir l’estime de votre employeur. Vous allez me dire que vous manquez de reconnaissance au travail mais je traiterai de ce sujet dans un prochain article !

Et vous, avez-vous des difficultés à travailler efficacement, quels sont vos problèmes ?