Depuis 2021, l’application digitale Sharvy est utilisée par un établissement public, l’Institut de Recherche pour le Développement (IRD), dans le cadre de deux initiatives concomitantes d’amélioration de la qualité de vie au travail : un projet pilote de gestion des espaces de travail flexibles et la mise en place de l’optimisation du stationnement sur tout le bâtiment.
L’IRD est un établissement public de recherche pluridisciplinaire français basé à Marseille. Le lieu accueille également une délégation régionale. Après deux ans de crise sanitaire, les locaux ont été restructurés en tenant compte des nouveaux modes de travail (salle de créativité, salle en mode projet, bulles, espaces de convivialité, coworking, salle d’allaitement) et de la possibilité de travailler à distance trois jours par semaine.
Le service des ressources humaines de l’institut expérimente le bureau flexible, et l’organisation des places de parking est repensée. Sharvy est conçu pour répondre à ces deux besoins. Il faut savoir que l’application Sharvy a déjà conquis de grands clients comme Vinci, JC Decaux, Nestlé, Ralph Lauren ou Onet en permettant la gestion intelligente des espaces partagés d’une entreprise – parkings, bureaux, cantines… Chaque jour, 50 000 personnes l’utilisent.
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Sharvy gère les réservations d’espaces modulables sur demande
L’application Sharvy et ses algorithmes d’optimisation permettent d’allouer des postes de travail lorsqu’une demande de réservation est faite. Ainsi, 55 agents rattachés aux Ressources Humaines peuvent se partager des bureaux qui comptent 46 positions de travail. « A la DRH, les effectifs n’ont cessé de progresser depuis 2021 pour faire face à un accroissement d’activité. Attribuer des bureaux individuels et nominatifs n’était plus possible.
Intuitivement, avec nos nouvelles règles de télétravail le flexi-bureau est apparu comme une solution idéale. Restait à mettre cela en pratique ! », explique Nelly BARDET, en charge du projet à la direction des ressources humaines. « Ce sont de nouvelles habitudes à expérimenter, que les nouveaux venus adoptent très vite. Elles ont vocation à s’étendre à d’autres délégations régionales et autres services de l’IRD. Changer de bureau a un effet bénéfique sur les relations, cela permet de mieux se connaitre, en mélangeant les équipes. »
Les bureaux flexibles sont organisés comme suit : Des agents sont affectés par équipe à 2 ou 3 des 16 bureaux de HRD. Une fois sur place, ils ont la possibilité de prendre un poste de travail au sein du bureau. De plus, des casiers et des boîtes (avec compartiments pour ordinateurs portables, pots à crayons, etc.) sont prévus pour transporter les effets personnels d’un bureau à l’autre.
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Partenariat avec Sharvy pour partager le parking IRD
L’IRD facilite le covoiturage grâce à l’application Klaxit mise en place il y a trois ans. Cependant, avec 40 sièges de 260 agents, même avec l’incitation à faire du télétravail et à ne pas utiliser de voiture, les choses pourraient être problématiques jusqu’à ce que Sharvy soit mis en œuvre.
« L’adoption de l’application s’est faite en un temps record. Et même ceux qui ne viennent pas souvent en voiture, se sont créés un compte sur Sharvy, ils se réservent ainsi la possibilité de prendre leur voiture, et d’avoir une place dans un quartier où c’est bien souvent un casse-tête », explique Justine MASTIO LENZ, Responsable du service achat, patrimoine et logistique.
Les 270 agents du site, auxquels s’ajoutent des collègues externes du bureau régional des missions du Sud-Est, peuvent s’inscrire sur l’application Sharvy et bénéficier de places dans le parking du site.
« Sharvy montre sa grande flexibilité. Son algorithme s’adapte aux organisations en place. Ce n’est pas seulement le dessin du parking que nous personnalisons, mais bien les règles qui ont cours dans l’entreprise en matière d’attribution du parking, pour automatiser les process et rendre le parking collaboratif », explique Stéphane SEIGNEURIN, CEO de Sharvy.
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